Mittels digitaler Buchführungsbearbeitung lassen sich diverse Mehrwerte nutzen. Hierfür gilt es zunächst die in den Unternehmen vorhandenen digitalen Datenbestände, welche aus Vorsystemen wie Kassen, Banken, einer Warenwirtschaft oder einem Dokumentenmanagement stammen, möglichst effektiv auch für die Buchführungsbearbeitung zu nutzen. Für eine möglichst reibungslose Umsetzung steht uns der hmd-onboarding-service unterstützend zur Verfügung.

Die Möglichkeiten der digitalen Bilderkennung und lernfähiger Softwareroutinen sind weitere wichtige Aspekte diese Möglichkeiten jetzt zu nutzen. Ein Arbeiten in „Echtzeit“ und die Nutzung einer digitalen Buchführung verbundenen Vorteile wie die Volltextsuche und die Gestaltung des Mahnwesens und Zahlungsverkehrs ohne Systembruch sind hierüber schon jetzt gestaltbar.

Angefangen bei der folgenden Abschlussbearbeitung in unserer Kanzlei, wofür uns die Belege dann vollständig mit den Buchungen verknüpft zur Verfügung stehen, gilt dies in gleicher Form für alle erdenkbaren Prüfungen, wie insbesondere der Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger. Die nochmalige Anforderung mitunter umfassender Buchführungsunterlagen gehört hiermit der Vergangenheit an, ein nicht zu unterschätzender Vorteil, gerade in einer Zeit in der es um äußerste Effizienz geht.

Da wir unseren Mandanten einen sicheren Zugang auf deren Buchführungsdaten und die hiermit verknüpften Belege einräumen können, haben diese selber die Möglichkeit mittels Volltextrecherche in sehr effizienter Form auf die Belege zugreifen zu können. Namen, Nummern, Adressen – die Recherchemöglichkeiten sind umfassend vorhanden.

In der Praxis wird hiermit in Teilen auch ein Verzicht auf eine reguläre Ablage der Papierbelege verbunden, da sich hiermit erhebliche Veraltungserleichterungen verbinden. Angefangen bei der Ablage bis hin zur sachgerechten Vernichtung der Belege. Eine GOBD-konforme Archivierung der Buchführungsdaten in unserer IT lässt dies nebst Unterstützung bei der notwendigen Verfahrensdokumentation auch grundsätzlich zu.

Gleichwohl gebieten es schon die Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit einen solchen Schritt stets individuell zu prüfen und gemeinsam abzustimmen. Auch rechtliche Fragen gilt es hierbei für den jeweiligen Fall belastbar abzuklären.